Используйте одобренные организацией системы и выдавайте только необходимый доступ.
Сотрудники часто отправляют клиентские базы в личные чаты «чтобы поработать дома», пересылают документы подрядчикам и используют облачные ссылки без ограничения доступа. В такой цепочке трудно понять, кто видел информацию, где хранится копия и когда она будет удалена.
Используйте одобренные организацией системы и выдавайте только необходимый доступ. Перед отправкой спросите, нужны ли получателю именно эти данные, можно ли обезличить документ или передать его безопаснее. Не пересылайте пароли и одноразовые коды в общий чат. Следуйте внутренним правилам и требованиям законодательства о персональных данных.
Найдите в рабочих чатах документы с избыточными персональными данными и обсудите, как изменить процесс, не копируя их дальше.
Шифрование транспорта не решает проблему, если участник чата переслал файл дальше или потерял устройство. Безопасность — это ещё и управление доступами.
Без обоснованной необходимости и согласованной политики обработки так делать не следует.
Освоили один риск? Соберите целостную систему защиты: 90-минутный видеоурок, настройка аккаунтов и телефона, разбор схем мошенничества, семейный чек-лист и практические задания. Стоимость полного урока — 490 ₽. Покупка открывает дополнительные материалы, а базовые меры защиты остаются бесплатными.
Главное: Определите, какие данные действительно нужны получателю. Выберите разрешённый рабочий канал и ограничьте доступ. Проверьте срок хранения и возможность удаления копий. Потренируйтесь на собственных сервисах, пока ситуация безопасна.